Hur Republiken förbättrade sin arbetsmiljö
Medarbetarnas produktivitet återspeglar andan i en organisation. Organisationens framgång är ofta beroende av sina anställdas prestationer. Så ekvationen är enkel: glada och produktiva anställda = glada arbetsplatser. Därför är en ökad produktivitet ett av de viktigaste målen för en organisation.
Vår arbetsplatsmiljö är viktig Arbetsplatsmiljön, både fysiskt och psykosocialt, är en faktor som påverkar vår produktivitet på jobbet. Att utföra våra uppgifter på det önskade sättet och känna sig motiverade beror till stor del på att arbeta i en god arbetsmiljö. Den fysiska aspekten av arbetsmiljön är mycket viktig på grund av dess effekt på vår hälsa, psykologi och arbetsprestation som anställda. Med andra ord behöver vi en effektiv arbetsplats för att ha en miljö där förväntade resultat kan uppnås bekvämt.
Vår arbetsmiljö påverkar hur vi interagerar, presterar och hanterar våra uppgifter eftersom en otillräcklig och ogynnsam arbetsmiljö orsakar arbetsstress och utnyttjar inte våra förmågor. Studier har också visat att anställda kan motiveras lättare, deras prestation ökar och de blir mindre trötta och klagar mindre i ergonomiskt utformade arbetsplatser.
Kort sagt har den fysiska arbetsmiljön en direkt effekt på mänskliga känslor, mellanmänskliga interaktioner och därmed produktiviteten. Detta beror på att arbetsplatsens egenskaper har konsekvenser för produktiviteten och tillfredsställelsenivåerna.
Så, hur skulle en idealisk kontorsmiljö se ut? En av våra kunder, Republiken, har nyligen ändrat sitt kontor och jag besökte dem på deras nya kontor. Det är en framgångsrik, produktiv och innovativ organisation som prioriterar lycka på jobbet. Jag älskade verkligen deras nya kontor som har en vacker utsikt över Göteborg, många växter och en mysig interiör. De har definitivt lyckats att vara unika med sin egen stil. Republiken har en mycket föredömlig arbetsmiljö, inte bara fysiskt utan också psykosocialt. Jag hade möjlighet att intervjua Olof Mattson, HR- och digital strateg på Republiken, om arbetsmiljön.
Nyligen ändrade ni ert kontor. Hur upplevde anställda det nya kontoret? Tror du att det ökade deras motivation? Ja, definitivt! Alla i teamet sa att det känns som om vi har ett riktigt kontor nu. Vi hade ett ganska litet kontor tidigare men det här nya kontoret känns som något vi kan växa i. För det första finns det tillräckligt med utrymme jämfört med vårt tidigare kontor, dessutom är det verkligen trevligt att vi kan känna solskenet genom alla fönster och har en riktigt fin utsikt över Göteborg. Det finns många fördelar jämfört med det tidigare kontoret. Så jag kan säga att alla hittills är mycket nöjda med vårt nya kontor.
Kom alla dessa dekoridéer från teamet? Eller gjorde ni någon undersökning innan? Det är mer som att vi alla pratade om hur vi vill må på kontoret. Det finns ingen specifik forskning men jag tror att mycket inspiration kom från mig och en annan kollega. Vi var i Portugal för några år sedan och besökte ett coworking-utrymme fyllt med växter och vi gillade den idén. Vårt kontor har inte så många växter jämfört med vad de hade dock, men det ger fortfarande den fina gröna känslan. Vi tänkte som att vi är här varje dag i många timmar så varför inte verkligen försöka investera i vårt kontor. Jag tror att vi förmodligen kommer att investera ännu mer i framtiden. Vi hade också hjälp av några inredningsdesigners.
Kan du berätta om Republikens arbetsmiljö? Vad gör er arbetsmiljö unik både fysiskt och psykologiskt? Vårt tidigare kontor var hälften så stort eller till och med ännu mindre så vi behövde en större plats att växa i. Det vi ville uppnå var att ha något riktigt mysigt och vi hade några idéer om vår kontorskoncept. Som jag nämnde ville vi fylla kontoret med många växter. Dessutom betyder vårt företagsnamn "Republiken" och vi har en vision att vi kommer att behålla detta företag i 100 år. Vi jämför oss ofta lite skämtsamt med den antika romerska republiken. Till exempel har vi några inredningsföremål som påminner om den tiden som ett schackbräde och en romersk byststaty. Nyligen hade vi en fest där folk bar toga (en formell dräkt som främst bars av manliga medborgare i antika Rom). Kort sagt vill vi ha gröna och romerska känslor i vårt kontor. Detta är den fysiska delen av det. Från en psykologisk synvinkel vill vi ha ett inbjudande och coolt kontor med en känsla av ett hemmakontor där vi kan vara tillsammans. Vi ville inte ha för mycket klassisk kontorsdesign. Vårt kontor återspeglar våra personligheter. Det ser professionellt ut men också ganska mysigt där du kan umgås och ha en bra tid med dina kollegor.
Finns det någon speciell anledning till att ni valde att ha ett kontorslandskap? Jag skulle inte säga att vi definitivt föredrar det, men vi är fortfarande ett så litet företag på cirka 13 personer. Så vi ville inte verkligen dela upp os för mycket. Det är ett svårt beslut eftersom många av oss, inklusive mig, ibland vill ha sitt eget utrymme. Jag tror att de flesta föredrar detta. Men det är också trevligt att ha ett open-plan-kontor där du sitter med dina kollegor, kan se och höra alla, men självklart under dagen sitter många av oss med hörlurar för att blockera ut ljudet och ibland använder vi rummen. Vi har tre mötesrum. Två är för externa möten och det tredje är för interna möten eller om någon behöver prata i telefon eller arbeta själv. Dessutom arbetar vi ibland på soffan i vårt fikaområde.
Vad gör ni dagligen för att boosta er arbetsmiljö, gör ni något speciellt som team? Vi spelar ibland musik eller gör gemensamma saker som att dricka kaffe tillsammans, ha fika, men förutom det har vi varje fredag ”veckans vin”. En av våra kollegor är väldigt bra på vin, så varje fredag presenterar han en flaska vin, pratar lite om det och alla smakar på det. Under den tiden av rådgivning briefar vi också veckan. Vi kallar det ”veckans insikter”, som hur har din vecka varit, och vi gör en veckovis granskning. Det är ett mycket informellt sätt att briefa veckan. Dessutom mediterar vi på fredagsmorgnar kl 8.00. Det är mer som en andningsövning. Vem som helst i teamet är välkommen att delta. Det är vanligtvis inte alla eftersom folk ibland har andra saker att göra eller inte alla vill delta. Efter andningsövningarna bildar vi en cirkel på golvet och vi pratar om vad som är utmanande i ditt liv just nu, och vad som är bra i ditt liv just nu. Det handlar mer om att skapa en kultur. Jag skulle inte säga att vi pratar så mycket om kontorsutrymmet. Vi arbetar mer med hur vi kan skapa en bra kultur inom oss själva. Så de samtalen är främst en del av våra kärnvärden som att vara ”modiga”. Vi vill att människor öppnar upp och är modiga om vad de tycker är svårt i sina liv, inte bara arbetsrelaterade saker, utan också på en personlig nivå. Jag menar, vi vill vara mycket transparenta och öppna eftersom alla går igenom tuffa tider.
Detta är ganska nytt men varje månad har vi också ”Månadens skål”. Vi har kaffe, vatten, vin eller vad som helst och vi gör en toast för att nominera en kollega. Om vi tycker att någon gjorde något den här månaden, som märkbart var modig, hjälpsam, ansvarsfull eller nyfiken, vilket är våra fyra kärnvärden, säger vi “Jag tycker att du har varit riktigt hjälpsam den här månaden eftersom du hjälpte mig med detta projekt" eller "Jag tycker att du har trätt in och tagit ansvar för en klient som var riktigt svår för dig” eller vad som helst. Det är ett sätt att få de här kärnvärdena att komma till liv mer än bara vara på papper.
Hur tänker du kring de långsiktiga planerna för att bibehålla eller förbättra er arbetsmiljö? Eftersom vi har en vision att skapa ett företag som lever i 100 år tänker vi att vi gör långsiktiga planer. Så alla våra idéer, alla beslut och så vidare måste vara långsiktiga, särskilt när det gäller vårt team. Vi har som mål att skapa en riktigt bra arbetsplats och förutom allt det här jag precis berättade för dig har vi vanligtvis middagar eller fester varje månad eller oftare. Vi har också ganska ofta några månatliga aktiviteter som att träna eller cykla tillsammans eller vad som helst. Förutom detta organiserade vi för första gången en två dagars konferens bara för oss här där vi kom för att prata om vårt team. Vi kallar det "The Senate" som i den antika romerska republiken. Vi kommer antagligen ha det som en årlig konferens. Vi diskuterar frågor som "Varför arbetar du här?" "Vad är viktigt för dig på arbetet?" "Vad gör ditt arbete meningsfullt?" och så vidare. Vi behandlar främst frågor eller frågor om företaget som "hur går det för företaget?" men det viktiga är att inkludera alla i beslutsprocessen och också att få allas feedback om hur vi gör.
Hur hjälper Happy at Work till att skapa och förbättra denna arbetsmiljö / kultur? Jag tror att det bästa är att det är ganska lätt för alla att fylla i vad de behöver och hur de känner så att vi enkelt kan agera baserat på deras svar. Det är verkligen enkelt att ta ut till exempel statistik. Så jag kan analysera resultaten utan att spendera för mycket tid.
Happy at Work hjälper framför allt oss att vara säkra på att folk har det bra på jobbet. Så varje vecka tittar vi på "hur lycklig du är på jobbet". Vi behöver att det ska vara åtminstone över 5 (maximalt är 6, författarens kommentar) och vi tittar på hur mycket arbete vi har och vi vill att arbetsbelastningsnivån ska vara under 5 (maximalt är 6, författarens kommentar). Ibland är dessa siffror inte som vi vill ha dem och vi kan ta åtgärder på det. Så, i detta avseende har det hjälpt oss mycket.
Dela på: