8 sätt att öka svarsfrekvensen

André Francois 2023-02-07

I dagens sätt att leda anses medarbetarna som den mest värdefulla resursen som en organisation kan ha. Utvecklingen och hälsan hos denna viktiga resurs är avgörande för organisationers framgång och stabilitet. Å andra sidan är såklart organisationen också viktig för medarbetaren eftersom en människas sociala och ekonomiska välstånd är direkt relaterat till arbetet. Det är viktigt för människor som tillbringar större delen av sitt liv på jobbet att vara nöjda med sitt jobb, både när det gäller sin fysiska och psykiska hälsa. Så länge de är nöjda med sitt arbetsliv och det uppfyller deras förväntningar kommer de troligen att sträva efter att bli mer effektiva i arbetet. Av denna anledning är genomförandet av medarbetarundersökningar för att mäta hur nöjda medarbetarna är med sitt jobb viktiga när det gäller att identifiera medarbetarproblem, förbättra den allmänna attityden kring jobbet, organisera intern kommunikation samt planera och hantera förändringar. Då vet vi vad vi borde göra men vi tar ett exempel:

1. Lisa skapar en medarbetarundersökning
2. Hon skickar ut undersökningen till medarbetarna
3. Insamlingen av data börjar

Efter att undersökningen har legat öppen i en vecka är svarsfrekvensen 35%!

Så vad gick fel? Varför ville de flesta av medarbetarna inte svara på undersökningen?

I det här blogginlägget kommer jag att dela med mig av några av de möjliga orsakerna till en låg svarsfrekvens och några tips på hur du kan öka svarsfrekvensen i din medarbetarundersökning, men låt oss först prata om vikten av att delta i undersökningen.

Oengagerade medarbetare är mindre villiga att svara på undersökningar

Forskning visar att det finns ett signifikant positivt samband mellan medarbetarnas engagemang och svarsfrekvensen på undersökningar. Dessutom var detta samband starkare för stöttre grupper än för små grupper, vilket tyder på att gruppstorleken påverkar förhållandet mellan medarbetarnas engagemang och svarsfrekvensen av undersökningen. Svarsfrekvensen i undersökningen är i de flesta fall ett mått på den övergripande medarbetarnas engagemang och en bra indikator på hur mycket medarbetarna litar på din övergripande interna feedback och följande handlingsprocesser. Det vill säga om svarsfrekvensen är låg på medarbetarundersökningen så är något fel här och du behöver vara orolig.

Undersökningsresultat från en låg svarsfrekvens kommer inte att vara representativa för hela organisationen. Därför kan planering av förändringar och initiativ baserat på slutsatserna från undersökningar också orsaka stora problem.

Så, vad är en bra svarsfrekvens för en medarbetarundersökning?Generellt sett är en svarsfrekvens på 80-90% i små organisationer (50<), 70-80% i stora organisationer (cirka 500) och 65-70% i större organisationer (<1000) anses vara mycket bra. Allt under 50% är underkänt och du borde omgående lägga upp en plan för att vända situationen. En svarsfrekvens under 30% bör ringa larmklockor i din organisation, eftersom det indikerar att något troligtvis är fel.

Men att bara fokusera på att få en hög svarsfrekvens är inte heller rätt strategi!

En mycket högt svarsfrekvens är nödvändigtvis inte en bra signal heller. Felaktigt implementerade incitament för att öka svarsfrekvensen kan också orsaka problem. Att implementera fel typ av incitament under undersökningsprocessen som tvingar medarbetare att ge oärlig feedback kan leda till att du samlar in felaktiga insikter. Att generera en hög svarsfrekvens bara för sakens skull är inte vad en medarbetarundersökning handlar om. Av denna anledning hävdar samhällsvetare att det inte rekommenderas att erbjuda "incitament" för att öka svarsfrekvensen för medarbetarundersökningar och det bör hanteras med försiktighet.

Incitament och tekniker som direkta eller indirekta belöningar för att öka svarsfrekvensen eller sätta avdelningar/befattningar i konkurrens är inte en bra idé. Medarbetare måste förstå hur viktig deras feedback är för organisationens framgång, hur den kommer att hjälpa dem att skapa en bättre arbetsplats och arbetsupplevelse – inte bara för sig själva utan för alla sina kollegor – och hur den feedbacken kommer att göra det möjligt för dem att påverka resan framåt.

Hur ökar man svarsfrekvensen på undersökningen på ett bra sätt?

Som vi nämnde ovan är svarsfrekvensen för din medarbetarundersökning avgörande för att samla in så många insikter som möjligt om din personalstyrka och medarbetarnas engagemang. I det här avsnittet kommer jag att dela med mig av några sätt som hjälper dig att förbättra din svarsfrekvens.

1. Låt dina medarbetare gå utbildning för medarbetarengagemang I genomsnitt vet 70% av medarbetarna och 40% av cheferna inte exakt vad medarbetarnas engagemang är. Man tror att allt ansvar för medarbetarnas engagemang vilar på företaget. Hur kan du få medarbetare att prata om hur engagerade de är i sitt arbete när de inte ens förstår konceptet med det? Därför, om dina resurser tillåter, se till att dina medarbetare får utbildning om medarbetarnas engagemang innan du skickar ut undersökningarna.

2. Involvera och informera dina medarbetare Ja, stöd från ledningsgruppen är viktigt, men att kommunicera detta stöd över hela organisationen är mer effektivt. Låt din VD kommunicera vikten av att svara på undersökningen på mer än ett sätt t.ex. några välskrivna mail, en text i företagets nyhetsbrev eller meddelanden från möten.

3. Kommunicera förväntningar och nästa steg till cheferna Alla ledare i organisationen bör förstå syftet med undersökningen och vad den betyder för dem. Berätta för dem att teamen kommer att uppnå sina resultat och kommer att behöva utveckla en handlingsplan. Chefer som vet att de kommer att få data är mer benägna att uppmuntra sitt teams engagemang till undersökningen.

4. Garantera medarbetarens anonymitet Många medarbetare är tveksamma till att säga exakt vad dem tycker på jobbet. Om medarbetare fruktar att uppriktig feedback kommer att tas emot negativt (förmodligen ungefär 1/3 av dina medarbetare känner så här) måste de se till att deras undersökningssvar kommer att hållas helt anonyma. Ge medarbetare fullständig trygghet, frihet och säkerhet att framföra sina ärliga åsikter utan att oroa sig för möjliga konsekvenserna och utan att bli tillrättavisad av sina chefer. Låt inte rädslan för att dina medarbetare ska straffas sänka svarsfrekvensen för undersökningen.

5. Begränsa antalet öppna frågor Även om öppna frågor är ett bra sätt att fånga medarbetarnas sanna tankar och känslor, är en undersökning med för många öppna frågor inte väl mottagen av medarbetare. Begränsa dina undersökningar till 2 eller 3 tydligt formulerade öppna frågor som uppmanar medarbetaren att uttrycka sina öppna och uppriktiga åsikter.

6. Skicka påminnelser En undersökningsperiod på två veckor är en optimal tidsperiod. Däremot kan medarbetare som reser, är på semester eller är sjukskrivna lätt missa undersökningar. Därför kan du skicka 1-2 undersökningspåminnelser för att fånga upp medarbetare som inte har gjort undersökningen under tidsperioden.

7. Vidta åtgärder i linje med undersökningsresultaten Det största och kanske vanligaste problemet är att inte vidta några åtgärder baserat på undersökningsresultatet. Ja, jag lyssnar, men inte mycket! När chefer får rapporterna från medarbetarundersökningen kan de ibland reagera känslomässigt på resultaten. Det kan vara en normal reaktion men bli skadligt om chefen inte kan hantera det på ett bra sätt. Om dessa reaktioner inte övergår i att lyssna och förstå på kort tid kan det påverka medarbetarnas engagemang negativt. Med andra ord, om de frågor som tagits upp av medarbetarna inte beaktas kan organisationers ansträngningar och pengar gå i sjön.

Resultaten ska delas ärligt till medarbetarna så att budskapet "vi lyssnade och vi fortsätter lyssna på dig" får trovärdighet och tillförlitlighet.

Efter att ha analyserat undersökningsresultaten bör de punkter som medarbetarna uppmärksammar utvärderas separat inom alla segment (t.ex. Bransch, Avdelning), med utgångspunkt från företagets övergripande.

8. Se till att du vidtar rätt åtgärder "Ett måste"-regel för att öka medarbetarnas engagemang till önskade nivåer och skapa en stark kultur är "att vidta åtgärder". Det är dock viktigt att följa rätt metodik för att vidta åtgärder!

Efter att undersökningsresultaten tagits emot bör åtgärdsprocessen startas så snart som möjligt tillsammans med kommunikationsplanen. Hastigheten är viktig här! Det bör inte vara lång tid mellan resultaten och åtgärderna. Alla chefer som ska vidta åtgärder under åtgärdsprocessen bör tillämpa en gemensam metodik. Alla åtgärder bör hanteras systematiskt och tekniskt på den plattform som stöds. VD:n bör kunna se denna handlingsplan personligen och dela utvecklingen med alla medarbetare med hjälp av alla kommunikationsmedel som finns.

Slutsats

En hög svarsfrekvens handlar inte bara om att få mer data, det handlar om att öka engagemanget hos dina medarbetare. Om du gör det rätt kan du räkna med att öka din svarsfrekvens över tid eftersom medarbetarna kommer att se fler värden med att svara på undersökningen än bara ett "måste" och för att checka av en box. Det kan bli en del av deras dagliga tillvaro och öka deras känsla av meningsfullhet. Även om företag skiljer sig från varandra så fungerar ovan tips på e flesta organisationer. Jobbar ni strategiskt och dessa tips tillämpas kontinuerligt, är det mycket troligt att undersökningar som verktyg kommer att öka i organisationen och medarbetarnas engagemang kommer att vara ett "värde" som leder till glädje och framgång för alla.